客服中心如何做好回访?

2024-07-08   ·   1294 阅读

一天,一位远在北京的客服中心负责人发来信息,提到一个问题:“前段时间我让客服的小伙伴做了一些回访。但是后来他们给我反馈,觉得回访没有用,因为他们反馈的那些问题在其他部门并没有得到改善,所以他们不愿意做回访了……还有,就是客户接到这样的电话有时候会比较反感”。



看着这条信息,联想起最近接触到的几次回访,不禁陷入思考:回访,是多数客户中心的常规职能,回访的结果往往关系到本部门或跨部门的重要KPI指标。或许正因为如此,很多时候回访仅仅被当成一种职能、一项任务,是内部的闭环程序,而没有从服务的角度去设计,去关注客户对回访的体验。


这,就是客户为什么会反感回访?最近接到两个“奇葩”的回访电话,拿来谈谈回访这个话题,正好!


案例


回访案例一:“我也不清楚”


近日,家里宽带常无故断网,遂致电某宽带服务运营商报障,客服答复会安排师傅上门维修。


谁知不久后,没接到上门维修的电话,却先接到了回访电话:

回访者:“先生,您好,请问您家的网络恢复了吗?”

我:“哦?断网后一直在用手机流量上网,不知道恢复没有,对了,你们已经修好了吗?”

回访者:“抱歉,这个不清楚”我:“哦,你们也不知道修没修好?!”

回访者:“是的,要不,我们再联系一下师傅,看您的问题是不是已经解决了……”

我:“哦,好吧……。”……(事实上,这个电话之后,维修师傅才上门。)


回访案例二:“那就不打扰您了”


这次回访后不久,又接到这个宽带服务商的另一个回访电话:

回访者:“先生您好,您之前申请在XXX地址安装宽带,请问现在已经有师傅上门安装了吗?”

我:“啊!我已经用几个月了啊!”

回访者:“哦,好的,已经安装了,那就不打扰您了,再见。”

我,无语!


试问,这样的回访,客户怎能不反感!这两个回访案例,通话都很“简洁”,通时都很短,但,接触都很无效!


宽带故障,师傅还没上门维修,网络恢复的回访电话就已打来;甚至还莫名其妙地在时隔数月后,接到宽带安装的回访电话!这类事情的发生其根本的原因是企业只是把回访当成一项任务去完成,甚至仅仅因为要监督与考核内部的其他职能部门。客户,只是完成回访这件事儿的一个“配角”,配合企业走完流程,配合关闭工单。


同时还能看到,即使发生如此“乌龙”的回访事件,客服座席仍然很若无其事地“例行公事”,这样的回访,除了浪费了企业的电话费、人工以及客户的时间以外,更糟糕的是,还留下了“糟糕”的体验!


说这样的回访是“画蛇添足”,一点都不为过!


相信您与我一样,还接到过一些其他的回访电话,最多的可能就是满意度回访。客服一项一项地询问您的满意程度(这本身并没有问题,问题出在做这件事的初衷与执行规范),然后打个分。最关键的是,在这个过程中您能感受到回访人员可能并不关心您的意见,甚至都不关心您的“评分高低”,TA所关心的只是“帮”TA完成回访这件事儿。要是您认真反馈了某个问题,我猜绝大多数情况下,您会听到“感谢您的宝贵意见,我们会将这个问题反馈给相关部门”的答复,然后,就没有然后了。面对这样的回访,你会觉得很无趣,对吗?


类似这种“例行公事”、“简单粗暴”、“机械无趣”的回访,相信许多人都体验过。请教一下,这样的电话接多了,您反感吗?您还愿意评价吗?您还愿意提出建议吗?


更糟糕的是,有些企业的回访,已经被做“烂”了,做“假”了。看看接下来的内容,也许,下面这些场景,正是不久前您刚刚经历过的,如有雷同,并不是巧合:


  • “记得给满分”:去4S店保养车辆,临走时接待人员千叮咛万嘱咐,“如果接到回访电话,记得给满分哈”,想想以后还得再来保养,就算服务不那么优秀,好吧,给满分……


  • “麻烦给个满意”:各种上门服务后,工作人员临走时交待一句“晚点接到公司的回访,麻烦给个满意哈”,联想起充满戾气的各种社会新闻,想想自已家门朝哪儿开都在掌握之中,好吧,满意……


  • “请给10分”:有时,就连拨打完客服热线,客服代表也常常会交待一句“稍候请按1、0,给10分评价,谢谢”。(细致到教客户打分要先按1再按0,而刚刚的服务好像没有这么周到。)


客户会为好服务点赞,会对“前置了要求”的回访不屑,但不一定会对糟糕的服务做出差评。这样的回访更像是一项任务。那通打给您的回访电话也仅仅由一个来自内部的回访工单所触发,它的使命是为员工本月绩效考核打分。


通过服务设计,将“回访”升级为“回访服务”


在保留回访对服务监督与评价的功能基础上,我们来探讨另外一个角度,通过回访实施服务体验管理,将回访升级为“回访服务”。


回访服务,是服务的延伸,是企业重视服务闭环、尊重客户感受的直观体现,也是企业倾听用户声音,是提升服务品质的具体动作,更可以是创造良好体验的一次关键接触。


将回访升级为打动客户的一项“服务设计”,本身就是一种客户体验,建立客户口碑或加强客户黏度。传统模式下,回访仅仅是一种设定:“某项服务,您满意吗?”,着实浪费了一次与客户的宝贵接触机会。


沿循这个思路,我们开开脑洞:我们都知道著名的“峰终定律”:诺贝尔奖得主,心理学家DanielKahneman经过深入研究发现,对体验的记忆由两个因素决定:高峰(无论是正向的还是负向的)时与结束时的感觉,这就是峰终定律(Peak-EndRule)。这条定律基于潜意识总结体验的特点:对一项事物的体验之后,所能记住的就只是在峰与终时的体验,而在过程中好与不好体验的比重、好与不好体验的时间长短,对记忆差不多没有影响。


我们假设一个简化的服务模型,服务过程包括“服务开始”、“服务过程中”、“服务结束”以及“回访”,根据“峰终定律”,客户会将“服务结束”或“回访”做为体验的终止时刻,于是有如下四种情形:


无回访的服务体验:客户的终值体验,取决于服务结束时的客户体验。由服务的主体提供者决定,如上门维修的工程师、快递员、接听电话的客服代表等。出于成本与实际意义的考虑,对于客户中心每天所服务的决大多数客户而言,他们体验的更多是这类服务。客户中心服务的关键,就是保证这个服务过程中的服务质量。


普通回访的服务体验:客户的终值体验停留在没有特别体验的回访,程式化、无感、简单配合。这类回访改变了服务体验的终值时刻,但对客户的体验与记忆通常并没有实质性的影响。


糟糕回访的服务体验:客户的终值体验因为糟糕的回访而定格,前期服务的体验也因此被破坏,同时带来客户对回访的反感、敷衍,这是要坚决避免的。避免糟糕的回访,当然不能对回访再做回访,这就需要客户中心重视或加强对回访的质量管理,避免在服务质量管理中,在回访这个环节出现盲区。


出色回访的服务体验:通过服务设计,精心筛选客户以及寻找回访机会点,通过出色的回访服务重新塑造客户的体验终值。好的回访服务设计,既可以是客户不满意体验的纠正机会,还可以是客户满意体验的叠加机会。


通过对回访的服务设计,将回访升级为“回访服务”,以主动接触的方式使企业得以重新定义客户体验的终值时刻,重建客户终值体验,给客户留下更深刻、更愉悦、甚至更惊喜的体验。同时,通过将“回访”升级为“回访服务”,重视回访的执行操作,建立回访的规范与标准,并加以质量管理,保证回访这个关键时刻的客户体验。


设计出色的回访服务,是重建峰终时刻,是对“终”值的设计,通过针对性地选择客户与场景,以回访为触点进行服务设计,追求好的客户终值体验,建立或加深品牌印象。


例如,结合客户挂机后的满意评价,可以选择一些特殊的客户,有针对性地设计回访与内容,就能更好地提升客户体验,甚至收获意想不到的效果。方法有很多:


(1)筛选出第一次给出“非常满意”评价的重点客户进行回访(首评),代表企业由衷表达感激,告诉TA,公司很重视他的鼓励,会努力做得更好。


(2)找到之前有过不满投诉客户的最近一次满意评价,告诉TA我们一直都希望有机会弥补之前的不愉快,得到TA刚刚的满意评价,无比开心。这类及时回访能够转变客户对企业的评价态度,进一步改善客户对企业的印象。


(3)还可以在满意评价的客户中,找出当月生日的客户,除了告诉客户我们很重视他的意见,更送出企业的生日祝福,一举两得。

除了可以结合客户的满意评价来设计回访服务,还可以加入服务过程中的细节作为回访内容,例如:


(4)客户下单后又重新更换了商品型号,可以回访了解客户当时的想法。


(5)配送时间超时,尽管客户没有说什么,可以主动回访打消客户心中潜在的不满(我们都知道,客户没说出的不满,足以影响客户对企业的忠诚);这种对于服务过程中出现异常的主动回访,也可以结合客户类型或层级来进行,比如对反复因为配送时效投诉的某个VIP客户,最应该打个回访电话感谢TA这次的理解。


(6)甚至,我们还可以结合促销活动,给客户一个突然的优惠与惊喜。……


服务的结束,不一定就是企业与客户接触的结束,可以通过设计回访服务,将客户的历程延伸,将客户的体验加深。这些,都是回访服务设计,通过一个主动的电话,传递温情,重建峰终时刻。


回访,是一个重要的客户触点,一次提升服务体验的机会,与服务的过程浑然一体。


正如前文所说,好的回访服务设计,既可以是客户不满意体验的纠正机会,还可以是客户满意体验的叠加机会。将回访升级为“回访服务”,就是要在众多的客户以及客户中心的服务过程中,找到“最需要回访”的那个客户,或者“最需要回访”的那个场景,拨通一个回访电话,通过设计好的回访话术,向客户表达一个关怀、一个感激、或者一个歉意。原来,通过客户洞察与服务设计,除了满意度评价与意见收集,在回访这件事儿上我们还可以想得更多,做得更多,当然,可以得到也更多。



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五、我们如何保护您的个人信息安全

六、我们如何保护儿童的个人信息

七、您如何行使您的个人信息权利

八、本政策如何修订

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三、我们如何共享、转让和披露您的个人信息

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目前,我们的授权合作伙伴包括以下类型:

电信运营商、微信、支付宝

 

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我们不会将您的个人信息转让给任何公司、组织和个人,但以下情况除外:

1. 在获取明确同意的情况下转让;

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根据法律规定,当共享、转让经采取技术措施处理的个人信息,使得数据接收方无法复原并重新识别特定个人身份时,我们将不会另行向您通知并征得您的同意。

 

四、我们如何存储您的个人信息

(一) 存储地点

 

我们在中华人民共和国境内运营中收集和产生的个人信息,存储在中国境内,但以下情形除外:

1.法律法规有明确规定;

2.如我们基于向您提供部分服务或功能的需要将您的个人信息传输至境外,我们会事先获得您的明确授权同意,并严格按照适用法律法规的规定执行;

针对以上情形,我们会确保依据本政策对您的个人信息提供足够的保护。

 

(二) 存储期限

我们只会在达成本政策所述目的所需的最短期限内保留您的个人信息,除非法律法规有强制的存留要求,例如,根据《电子商务法》及配套法规的要求,您的订单类交易数据,将会至少保留3年。我们判断前述期限的标准主要包括并以其中较长者为准:

1、完成与您相关的服务目的、维护相应服务及业务记录、应对您可能的查询或投诉;

2、保证我们为您提供服务的安全和质量;

3、您是否同意更长的留存期间;

4、是否存在保留期限的其他特别约定。

在您的个人信息超出保留期限后,我们会根据适用法律的要求删除或者匿名化处理您的个人信息。

 

(三) 删除和匿名化处理

云听CEM服务决定停止运营时,我们将在相关服务停止运营后停止继续收集您的个人信息。我们将以公告或邮件等形式将停止运营通知向您送达。对已持有您的个人信息,我们将进行删除或匿名化处理,除非法律法规另有规定。涉及儿童个人信息的,我们会采取必要合理方式及时将停止运营的通知及时告知儿童监护人。

 

五、我们如何保护您的个人信息安全

为保障您的信息安全,我们努力采取各种符合业界标准的合理的物理、电子和管理方面的安全措施来保护您的信息,使您的信息不会被泄漏、毁损或者丢失。为确保您的个人信息安全,我们承诺将尽合理商业努力达到通行或者更高的安全水平:

 

(一) 技术安全防护

我们将采取的技术安全措施包括但不限于SSL、信息加密存储、数据中心的访问控制。我们会使用加密技术提高个人信息的安全性;使用受信赖的保护机制防止个人信息遭到恶意攻击。

 

(二) 安全体系保证

我们有行业先进的以数据为核心,围绕数据生命周期进行的数据安全管理体系,从组织建设、制度设计、人员管理、产品技术方面多维度提升整个系统的安全性。

 

(三) 人员安全管理

我们对可能接触到您的信息的员工或外包人员采取了严格管理,包括但不限于根据不同岗位分配不同访问权限的控制机制,并签署保密协议,实时记录并掌握操作情况等。我们会举办安全和隐私保护培训课程,加强员工对于保护个人信息重要性的认识。

 

(四) 敏感信息及密码保护提示

1. 个人敏感信息保护 您在使用我们服务时自愿共享甚至公开分享的信息,可能会涉及您或他人的个人信息甚至个人敏感信息,请您更加谨慎地考虑,是否在使用我们的服务时共享甚至公开分享相关信息。

2. 您的账户均有安全保护功能,请妥善保管您的账户及密码信息。我们将通过向其它服务器备份、对用户密码进行加密以及其他安全措施确保您的信息不丢失,不被滥用和变造。此外,请您尽量使用复杂密码,协助我们保证您的账号安全。我们将尽力保障您发送给我们的任何信息的安全性。

但请您知悉,互联网并非绝对安全的环境。尽管有前述安全措施,但同时也请您理解在信息网络上不存在“完善的安全措施”。故请您妥善保护自己的个人信息,仅在必要的情形下向他人提供。如您发现自己的个人信息泄密,尤其是您的账户及密码发生泄露,请您立即联络我方客服,以便我们采取相应措施。

 

(五) 信息安全事件处理

在不幸发生个人信息安全事件时,我们将按照法律法规的要求向您告知:安全事件的基本情况和可能的影响、我们已采取或将要采取的处置措施、您可自主防范和降低风险的建议、对您的补救措施。事件相关情况我们将以邮件、电话、推送通知、短消息的方式告知您,难以逐一告知个人信息主体时,我们会采取合理、有效的方式发布公告。同时,我们还将按照监管部门要求,上报个人信息安全事件的处置情况。

我们将严格保护用户的个人信息的安全。使用各种安全技术和程序来保护用户的个人信息不被未经授权的访问、使用或泄漏。如果用户对隐私保护有任何置疑,请发邮件至sales@skieer.com或通过其他公开方式与我们联系。

 

六、我们如何保护儿童的个人信息

深圳数阔非常重视对儿童的个人信息保护和使用的安全性。根据相关法律法规的规定,收集、使用未满14周岁的未成年人的个人信息,需由监护人授权同意;收集、使用已满14周岁未满18周岁的未成年人个人信息,可由监护人授权同意或自行授权同意。如您为儿童,我们要求您请您的父母或其他监护人仔细阅读本政策,并在征得您的父母或其他监护人同意的前提下使用我们的服务或向我们提供信息。深圳数阔保证不会要求儿童提供额外的个人资料,以作为允许其参与网上活动的条件。

如您是未成年人的监护人,请您关注您所监护的未成年人是否是在您授权同意之后使用我们的产品或服务。如果您对您所监护的未成年人的个人信息有疑问,请通过本政策载明的方式与我们联系。

 

七、您如何行使您的个人信息权利

我们通过提供便捷的方法,让您可以访问、更正及删除自己的账户信息或使用我们的服务时您提供的其他个人信息。您可以通过如下方式访问及管理您的个人信息:

 

(一)访问您的个人信息

我们为您提供了多种途径以确保用户的个人信息是准确及时的。如果您在云听CEM上注册,您可以随时查阅或编辑您提交给深圳数阔的个人信息,但法律法规规定的例外情况除外。

 

(二)更正您的个人信息

当您发现我们处理的关于您的个人信息有错误时,您有权要求我们做出更正或补充。您可以通过“(一)访问您的个人信息”中列明的方式提出更正或补充申请。

 

(三) 删除您的个人信息

您也可以随时删除用户提交给深圳数阔的个人信息。在以下情形中,您可以向我们提出删除个人信息的请求:

1.如果我们处理个人信息的行为违反法律法规;

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3.如果我们处理个人信息的行为严重违反与您的约定;

4.如果您不再使用我们的产品或服务,或您主动注销账号;

5.如果我们永久不再为您提供产品或服务。

 

(四)撤回您的授权

对于不同功能服务中个人信息的收集和使用,您可以与我方平台客服联系给予或收回您的授权同意。当您撤回同意后,我们将不再处理相应的个人信息,我们将无法继续为您提供撤回同意或授权所对应的服务。但您撤回同意的决定,不会影响此前基于您的授权而开展的个人信息处理。

 

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(六)投诉

您有权通过本政策披露的联系方式联系我们的进行投诉。我们将在收到您投诉之日起十五个工作日内做出答复。如果您对我们的答复不满意,特别是我们的个人信息处理行为损害了您的合法权益,您还可以向网信、公安、工商等监管部门进行投诉或举报,或向有管辖权法院提起诉讼,但我们希望您能够首先就相关问题与我们取得联系。

 

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为保障安全,您可能需要提供书面请求,或以其他方式证明您的身份。我们可能会先要求您验证自己的身份,然后再处理您的请求。

对于您合理的请求,我们原则上不收取费用。但对多次重复、超出合理限度的请求,我们将视情收取一定成本费用。对于那些无端重复、需要过多技术手段(例如需要开发新系统或从根本上改变现行管理)、给他人合法权益带来风险或者非常不切实际的请求,我们可能会予以拒绝。

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如果您无法通过上述方式访问您的个人信息,您都可以通过本政策中的联系方式与我们取得联系,我们将在15天内回复您的权利响应请求。

 

八、本政策如何修订

深圳数阔可能对本政策进行不定期修改,协议修改后,深圳数阔将在相关页面或以其他合适的方式公布修改的内容。根据法律法规要求,我们将在官方网站列明本政策的上一版本 ,以便于您查阅。如果您不同意本政策的修改,请立即停止使用云听CEM或停止已经获得的服务;如果您选择在本政策修改后继续访问或使用云听CEM或服务的,则表示您同意受到更新后的隐私政策及其相关政策的约束。

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九、如何联系我们

如果您对本政策或个人信息保护有任何问题,您可以将您的书面疑问、意见或有关于网络信息安全的投诉和举报,您可通过以下方式与我们取得联系:

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一般情况下,我们将在十五个工作日内回复。如果您对我们的回复不满意,特别是我们的个人信息处理行为损害了您的合法权益,您还可以向网信、电信、公安及工商等监管部门进行投诉或举报,或通过向被告住所地有管辖权的法院提起诉讼来寻求解决方案。

 

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更新日期:2022 年 11 月 2 日                <

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